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Jeden Montag dieselbe Liste abtippen. Jede Anfrage von Hand ins Kundenprogramm übertragen. Jede Rechnung als PDF speichern, umbenennen und in den richtigen Ordner schieben. Einzeln dauert das kaum Zeit. Über eine Woche gerechnet kommt aber einiges zusammen, und meistens bleibt es an der Person hängen, die eigentlich etwas anderes machen sollte.
Genau solche Aufgaben kann man heute automatisieren. Dafür brauchen Sie keine eigene IT-Abteilung und kein riesiges Softwareprojekt. Wichtiger ist, die richtige Aufgabe zuerst anzugehen. Wie Sie die finden, zeige ich Ihnen hier.
Was heißt "automatisieren" überhaupt?
Eine Automation ist eine feste Regel: Wenn A passiert, mach B. Kommt eine Anfrage über das Kontaktformular, wird sie im Kundenprogramm angelegt und der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung. Liegt eine Rechnung im E-Mail-Postfach, wird sie in den Buchhaltungsordner gelegt.
Die Programme, die Sie schon nutzen, werden dabei miteinander verbunden. Ihr E-Mail-Postfach, Ihr Kalender, Ihre Buchhaltung, Ihre Tabellen. Werkzeuge wie n8n, Make oder Zapier übernehmen das Weiterreichen der Daten, damit das niemand mehr von Hand machen muss.
Seit einiger Zeit kommt KI dazu. Sie kann zum Beispiel eine E-Mail lesen und erkennen, ob es um eine Anfrage, eine Reklamation oder eine Rechnung geht. Damit lassen sich auch Aufgaben automatisieren, die früher zu unordentlich für feste Regeln waren.
Diese Aufgaben eignen sich gut
Gut geeignet sind Aufgaben, die oft vorkommen, immer ähnlich ablaufen und bei denen Daten von einem Ort an einen anderen wandern. Typische Beispiele aus Betrieben, mit denen wir arbeiten:
- Anfragen aufnehmen: Formular, E-Mail oder WhatsApp landen automatisch an einer Stelle, mit allen Angaben sortiert.
- Termine bestätigen und erinnern: Der Kunde bucht, bekommt eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung.
- Rechnungen und Belege ablegen: Eingehende Rechnungen werden erkannt, benannt und an die Buchhaltung weitergegeben.
- Angebote nachfassen: Hat ein Kunde nach einigen Tagen nicht reagiert, geht eine freundliche Nachfrage raus oder Sie bekommen einen Hinweis.
- Bewertungen anfragen: Nach einem abgeschlossenen Auftrag bekommt der Kunde einen Link zu Ihrem Google-Profil.
- Berichte erstellen: Zahlen aus mehreren Programmen werden einmal pro Woche in einer Übersicht zusammengefasst.
Weniger geeignet sind Aufgaben, die selten vorkommen, jedes Mal anders laufen oder viel Fingerspitzengefühl brauchen. Ein schwieriges Kundengespräch automatisiert man nicht. Die Terminbestätigung danach schon.
So finden Sie die erste Aufgabe
Der häufigste Fehler ist, mit dem größten Problem anzufangen. Besser ist eine Aufgabe, die klein genug ist, um schnell zu laufen, und oft genug vorkommt, damit Sie den Unterschied merken.
Gehen Sie so vor:
- Eine Woche lang mitschreiben. Notieren Sie im Team jede Aufgabe, die sich wie Abtippen, Kopieren oder Weiterleiten anfühlt. Dazu, wie oft sie vorkommt und wie lange sie ungefähr dauert.
- Häufigkeit mal Dauer. Eine Aufgabe, die zwei Minuten dauert und dreißigmal pro Woche anfällt, kostet mehr Zeit als eine einmalige Stunde.
- Ablauf aufschreiben. Schreiben Sie die Aufgabe Schritt für Schritt auf, so als würden Sie sie einer neuen Aushilfe erklären. Wenn das nicht geht, ist der Ablauf noch nicht klar genug für eine Automation.
- Mit einer Aufgabe starten. Lieber eine Automation, die zuverlässig läuft, als fünf halbe.
Punkt 3 wird oft unterschätzt. Viele Abläufe existieren nur im Kopf einer Person. Wer sie einmal aufschreibt, findet dabei oft schon Schritte, die man sich ganz sparen kann.
Was Sie vor dem Start klären sollten
Damit eine Automation im Alltag hält, sollten ein paar Fragen vorher beantwortet sein:
- Wo liegen die Daten? Welche Programme nutzen Sie, und lassen sie sich anbinden? Die meisten gängigen Programme haben dafür eine Schnittstelle. Bei sehr alter Software lohnt sich ein genauer Blick.
- Wer ist zuständig? Irgendwer sollte merken, wenn etwas nicht läuft. Eine gute Automation meldet Fehler, statt still stehen zu bleiben.
- Was passiert mit Kundendaten? Gerade bei KI-Diensten sollten Sie wissen, wo die Daten verarbeitet werden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört dazu. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- Wo bleibt der Mensch drin? Nicht alles muss vollautomatisch laufen. Oft ist es sinnvoll, dass die Automation vorbereitet und ein Mensch kurz prüft und freigibt, zum Beispiel bei Angeboten.
Was eine Automation kostet
Das hängt stark davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie sauber Ihre Abläufe heute schon sind. Eine einfache Weiterleitung von Formularanfragen ist schnell eingerichtet. Ein Ablauf, der E-Mails mit KI sortiert, mehrere Programme verbindet und Ausnahmen abfängt, braucht mehr Zeit.
Dazu kommen meist laufende Kosten für die Werkzeuge selbst und, wenn KI im Spiel ist, für deren Nutzung. Lassen Sie sich diese Kosten vorher aufschlüsseln. Ein seriöser Anbieter kann Ihnen sagen, womit Sie pro Monat rechnen müssen.
Die eigentliche Rechnung ist aber eine andere: Wie viel Zeit kostet die Aufgabe heute, und wer könnte in dieser Zeit etwas tun, das Geld bringt? Wie wir solche Abläufe umsetzen, lesen Sie auf der Seite Automationen.
Fazit
Wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren ist kein Großprojekt, wenn Sie klein anfangen. Schreiben Sie eine Woche lang mit, suchen Sie die Aufgabe mit dem besten Verhältnis aus Häufigkeit und Aufwand, und bringen Sie diese eine Aufgabe zuverlässig zum Laufen. Die nächste geht danach deutlich leichter.
Sie haben schon eine Aufgabe im Kopf, die jede Woche nervt? Erzählen Sie uns davon. Wir schauen uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Automation lohnt und wie sie aussehen könnte. Das erste Gespräch ist kostenlos.
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Häufige Fragen
Brauche ich neue Software, um Aufgaben zu automatisieren?
Meistens nicht. In den meisten Fällen werden die Programme verbunden, die Sie schon nutzen. Neue Software ist nur nötig, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat oder ein Ablauf heute noch auf Papier läuft.
Was ist der Unterschied zwischen Automation und KI-Agent?
Eine Automation folgt festen Regeln: Wenn A, dann B. Ein KI-Agent kann selbst entscheiden, welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist, zum Beispiel bei einer Kundenanfrage. Für die meisten wiederkehrenden Aufgaben reicht eine Automation, oft mit einem kleinen KI-Baustein darin.
Was passiert, wenn eine Automation einen Fehler macht?
Eine gut gebaute Automation meldet Fehler, zum Beispiel per E-Mail an eine feste Person. Bei wichtigen Schritten wie Angeboten oder Rechnungen empfehlen wir eine kurze Prüfung durch einen Menschen, bevor etwas rausgeht.
Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist. Wichtig sind Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, möglichst Server in der EU und nur die Daten, die für die Aufgabe nötig sind. Bei Unsicherheit sollte Ihr Datenschutzbeauftragter drüberschauen.
Lohnt sich das auch für kleine Betriebe?
Gerade dort. In kleinen Betrieben bleibt die Büroarbeit oft am Chef oder an einer einzelnen Person hängen. Jede Stunde, die eine Automation übernimmt, merkt man da sofort.
